Автоматизация бизнес-процессов компании охватывает более 80% подразделений компании.
Презентация информационной системы (ИС), как этап выбора системы такой автоматизации, — это двусторонний диалог представителей исполнителя с ключевыми сотрудниками компании заказчика.
Рассмотрим особенности проведения такой презентации на основных этапах: подготовки, проведения презентации и последующего взаимодействия между ее участниками.
Этап подготовки
Представитель заказчика, в лице ИТ-директора или другого сотрудника, делегированному полномочия в подготовке выбора ИС, осуществляет предварительный мониторинг поставщиков решений автоматизации. После этого он контактирует с представителем системного интегратора.
На этапе подготовке к проведению презентации ИС – как следствие достигнутых договоренностей о демонстрации решения в офисе заказчика, представитель поставщика решения:
- Собирает информацию о заказчике (отрасль, занимаемый сегмент рынка и т.п.).
- «Поднимает» портфолио решений, внедренных на аналогичных предприятиях.
- Формирует команду, со стороны системного интегратора, для проведения презентации.
- Договаривается о дате, месте и общем количестве участников с обеих сторон.
Особое место занимает именно формирование выездной команды для проведения презентации. Как было сказано выше, со стороны заказчика выступают ключевые сотрудники — руководители функциональных подразделений. Поэтому важно команду подобрать таким образом, чтобы на этапе проведения презентации, заказчик получил компетентные ответы на вопросы по различным областям деятельности компании.
Для этого формируется команда, состоящая из 2-3 человек, и исполняющая роли:
- Ведущий презентации
- Бизнес-консультант
- Технический консультант
- Менеджер по проектам
- Менеджер по продажам решений
В ходе знакомства заказчику заранее сообщается о том, к кому по каким вопросам обращаться. Такой подход позволит снизить уровень переадресации вопросов компетентному члену команды.
Для эффективного взаимодействия с заказчиком, материалы, подготавливаемые в электронном виде необходимо разработать в нескольких вариантах:
- Стандартный (слайды с текстовой и графической информацией).
- Расширенный – ссылки на видеопрезентации функциональных блоков ИС.
Дело в том, что, как правило, презентацию редко удается проводить по разработанному сценарию и регламенту. В ходе презентации возникает много вопросов и заказчик готов потратить больше, отведенному регламентом, времени. При этом, в силу различных интересов представителей заказчика, не каждый может уловить нить презентации. Поэтому, в спокойной обстановке ключевые сотрудники смогут еще раз посмотреть видеопрезентации своих «блоков».
Этап проведения
После первичного контакта, обмена визитками (отсутствие визитки может говорить о том, что представитель заказчика – собственник бизнеса или инвестор), ведущий объявляет о том:
- Какую компанию он представляет.
- Цель проведения презентации.
- Кто участвует, со стороны системного интегратора, и какую роль исполняет.
- Регламент проведения презентации.
В ходе проведения презентации особое внимание уделяется лицам, принимающим решения(инвестор, собственник и/или генеральный директор). Поэтому необходимо начинать с демонстрации решения проблем топ-менеджмента, с последующим разветвлением на другие бизнес-направления. Техническая сторона вопроса оговаривается в самом конце презентации, т.к. она является узкоспециализированной и имеет косвенное значение.
Эффективность управления ответами на вопросы состоит в том, чтобы:
- «Ведущий» старался соблюдать регламент и направлял дискуссию в нужное русло.
- «Бизнес-консультант» делился практическим опытом в области бизнес-консалтинга.
- «Технический консультант» демонстрировал реализацию решения на тестовой модели ERP-системы.
- «Менеджер по проектам» рассказывал о практическом применении тех или иных возможностей ИС, внедренных на других проектах.
- «Менеджер по продажам» предоставил предварительные финансовые условия внедрения решения с указанием порядка бюджета, потраченного на аналогичный масштаб автоматизации на других предприятиях.
Особый акцент необходимо сделать на технической и консалтинговой поддержке в ходе внедрения и последующей эксплуатации ИС, предоставив варианты для выбора:
- Аутсорсинг.
- Обучение сотрудников заказчика в учебном центре.
- Смешанное решение, в зависимости от этапа внедрения и/или поддержки и степени готовности персонала заказчика.
Основная цель этапа проведения презентации – выработка договоренностей по дальнейшему взаимодействию:
— проведение дальнейших переговоров по финансовым, временным и людским ресурсам;
— предоставление дополнительной информации;
— организация выездных «показов» реально работающих ИС, внедренных в других компаниях.
Последующее взаимодействие
На следующий день, высылается протокол проведенной презентации с достигнутыми договоренностями.
Со стороны поставщика решения назначается менеджер проекта, контактирующее с заказчиком на предмет:
— снятия возникающих дополнительных вопросов у заказчика;
— организации дополнительных встреч, переговоров и т.п.;
— инициирования заключения договора о намерениях или внедрения.
Основная цель этапа последующего взаимодействия – убедить заказчика в необходимости начала взаимовыгодного сотрудничества, не откладывая принятие решения «в долгий ящик».
Успешная коммерческая презентация ИС – групповое взаимодействие между ее участниками и нацеленность на достижение результата – взаимовыгодность сотрудничества.